Проведение мероприятий во время экономического спада: на чём стоит сэкономить, чтобы не потерять в качестве.

Иногда мне кажется, что подготовка к мероприятию сравнима со сбором пазлов. Выбирая пазлы в магазине, в первую очередь ищешь красивую картинку. А когда приходишь домой и выкладываешь содержимое на стол, понимаешь: отдельная часть — это не то же самое, что целое.

Так и с праздником: общая картина мероприятия складывается из кусочков пазла, среди которых основополагающими будут два — ваша личная концепция и опыт ведущего для мероприятия. Грамотное планирование и сотрудничество поможет облегчить сбор финальной картины под названием «Самый Лучший День».

Однако для того, чтобы завершить подготовку к празднику в полной мере, необходимо заранее предусмотреть ряд важных мелочей. Это позволит не только сделать сотрудничество с ведущим максимально продуктивным, но и обеспечит должное качество самого мероприятия.

1. Выбор места проведения.

Важно понимать, какая тематика предстоящего праздника намечается и какую конечную картину вы хотите получить. 

Подбирая локацию в соответствии с концепцией, можно сэкономить ощутимую часть заложенного бюджета на следующих моментах:

— Декор. Выбирая помещение, изначально украшенное в нужной стилистике, вы получите самодостаточную площадку, не требующую трат на дополнительные аксессуары.

— Логистика. Выбирая площадку вдали от цивилизации, продумайте то, как вы и приглашённые будете добираться до места проведения праздника. Также заранее продумайте и дальнейшее расположение: будет ли это отель поблизости или же такси на обратную дорогу. Если вы располагаете скромным бюджетом и стремитесь избежать лишних трат, выбирайте локацию в относительной близости к развитой транспортной развязке.

2. Аренда дополнительного оборудования.

Если развлекательная программа мероприятия требует наличия аппаратуры для освещения и трансляции медиа, заранее уточните её наличие на выбранной площадке, а также то, по какому принципу она предоставляется: за дополнительную плату или же входит в стоимость аренды локации.

Нередко собственной аппаратурой располагают приглашённые подрядчики — например, ведущий праздника или ди-джей: если она включена в стоимость услуг, на аренде удастся сэкономить.

3. Дата мероприятия.

Для проведения праздников имеется своеобразная сезонность: наиболее дорогими выйдут мероприятия летом, а также в конце весны и начале осени. Аналогичный пик приходится на выходные дни и так называемые «красивые даты». Выбирая день празднования в будни или воскресение, вы можете получить хорошую скидку на аренду помещения, банкетное меню и дополнительные услуги.

4. Выбор подрядчика.

Этот пункт касается ведущего мероприятия, а также сопровождающего шоу. В режиме экономии бюджета не надо отказываться от их услуг совсем, однако рекомендуем не гнаться за медийными личностями и артистами. Но и совсем дешёвые варианты выбирать не стоит: рекомендуем делать выборку в среднем ценовом сегменте и тщательно изучать портфолио кандидата, чтобы избежать неприятных сюрпризов в ходе мероприятия.

5. Составление меню.

При подготовке банкета и выборе блюд избегайте экзотических продуктов и неоправданно дорогих позиций. При этом ни в коем случае не экономьте на качестве: слишком низкие цены также должны насторожить. Если вы уже определились с площадкой для проведения праздника, уточните, предоставляют ли они услугу тестового банкета: так вы сможете попробовать предлагаемые блюда и лично оценить их качество.

Разумеется, что вкус у пар различаются, поэтому универсального способа выбора ведущего не существует. Поэтому главный совет в этом вопросе — доверьтесь рекомендациям и собственной интуиции. Помните, что хороший ведущий поможет создать праздничное настроение и непринуждённую атмосферу, которые передадутся гостям и зададут правильный тон долгожданному событию. Ну и, конечно же, гарантирует тёплые и яркие воспоминания на всю оставшуюся жизнь!

Автор статьи Марк Гапников 

https://eventforme.ru/catalog/Veduschie/vedushchiy-mark-gapnikov/