Планируем свадьбу: как правильно рассчитать расходы

Свадьба — это первый «бизнес-проект» молодой семьи. Чтобы церемония удалась так, как задумано, не переплатить и даже сэкономить, молодым необходимо составить подробный план. 
А каждому бизнес-плану нужен детально расписанный бюджет, в котором будет учтено все, любые мелочи. Надеемся, что наши советы и комментарии опытного организатора Ирины Корневой помогут вам свести доходы с расходами и организовать тот праздник, который вы себе «намечтали».


Фото Марины Назаровой

Куда уходят деньги?

— Что оплачивать в первую очередь?

— Большая часть свадебного бюджета уйдет на аренду площадки или банкетного зала, вместе с тратами на меню и обслуживание. Причем неважно, сколько денег готовы потратить на свадьбу молодожены: такое распределение справедливо для свадеб и за 100 тыс. ₽, и за 3 млн ₽. Площадка и количество гостей — это первое, с чем жениху и невесте нужно определиться. Банкет — самый дорогой пункт вашего бюджета. 


Фото Марины Назаровой

Да, действительно. Профессиональные организаторы говорят, что траты на свадьбу распределяются примерно так.

Большую часть денег вы потратите на банкетную площадку:

• аренда; 
• меню и обслуживание;
• декорации, флористика и выездная регистрация.

Фото Светланы Кот

Дальше вам придется решить, кого из свадебных специалистов вы хотите видеть на вашей свадьбе:

• организатор; 
• ведущий;
• диджей; 
• фотограф/видеооператор;
• стилист;
• координатор.

Фото Марины Назаровой

Если ваши гости едут из других городов, то, наверное, вам потребуется продумать логистику их перемещений, транспорт, гостиницу и так далее. Да и про свадебный кортеж не забыть.



Фото предоставлено площадкой «Теплица Парк»

Помимо этого, вам абсолютно необходим резерв для непредвиденных ситуаций. 


Фото Марины Назаровой

А еще у нас остаются:

• свадебные наряды;
• музыка и развлечения (музыканты, шоу-программа, аренда света и звукового и светового оборудования);
• свадебная полиграфия — приглашения, карточки рассадки гостей на банкете;
• свадебные аксессуары — бокалы для молодоженов, обручальные кольца, шкатулки, свечи;
• торт и букет невесты;
• еда для специалистов — ваша команда будет работать на площадке полдня, ее нужно покормить;
• подарки для гостей, сувениры для команды, чаевые.

Фото Марины Назаровой

Как это все посчитать?

Первое, что приходит в голову — электронная таблица: в один столбец заносим статьи расходов (банкет, букет, кило конфет…), а во второй — сумму. Работа с такой таблицей может оказаться сложнее, чем кажется, потому что потребуется вводить дополнительные категории и подкатегории, учитывать изменение количества гостей и так далее. Без черного пояса по бухгалтерии возникает риск запутаться в расчетах и столкнуться с недостачей в наиболее неподходящий момент.



Решать такую задачу удобнее со специально заточенным под нее инструментом. Например, бесплатный свадебный трекер EventForMe доступен сразу после регистрации на сайте. Его разработали опытные организаторы свадеб, поэтому им удобно пользоваться именно для расчета торжества, а не квартального отчета. Вводите и группируйте расходы, смотрите итоги в виде графиков, контролируйте процесс на чек-листе. Разбивку бюджета можно вывести в формате Excel или PDF.
Главное в работе с деньгами — организованность и постоянное обновление данных. Будьте внимательны и своевременно вносите все расходы.

Как не наделать ошибок?

— Допустим, мы все рассчитали и все наши расходы уложились в наш бюджет, но в итоге рассчитанной суммы не хватило. Как такое могло произойти?

— Ситуация полностью повторяет обычную повседневную жизнь: вроде и зарплата хорошая, и тратить деньги особо не приходится, а денег все равно не хватать. Это происходит из-за неправильной траты имеющегося бюджета. 
Не поддавайтесь иллюзии, что имеющейся суммы свадебного бюджета гарантированно хватит на все задуманное.


Фото Светланы Кот

Есть несколько золотых правил составления смет для организации любого события, не только свадьбы.

• До того, как начать тратить деньги и оплачивать счета, расставьте приоритеты и выделите главные моменты, которые обязательны, а на чем можно сэкономить.

• Составляйте смету, только узнав фактическую стоимость всех услуг на выбранную дату. В зависимости от сезона, цены на услуги подрядчиков и аренду могут существенно различаться! В 2–3 раза. Не ориентируйтесь на среднюю цену в интернете, запрашивайте актуальный прайс напрямую по телефону.

• Оплачивая мелкие расходы, помните про накопительный эффект: если по отдельности цена на свадебный торт и букет невесты кажется незначительной, то в совокупности эти траты могут «съесть» внушительную сумму. Такие вещи лучше оплачивать в последнюю очередь.

Фото Марины Назаровой

— Какие еще бывают ошибки при составлении сметы?

— Крайне важно общаться с подрядчиками и поставщиками напрямую. И дело здесь не только в вышеупомянутой сезонности, но и в ценовом диапазоне. Если у условного фотографа в прайс-листе указана стоимость услуг «от 30 000 рублей», не спешите записывать данную сумму в трекер свадебного бюджета.


Фото Марины Назаровой

Давайте разберем на конкретном примере. Вам понравилось портфолио фотографа, вас устроила заявленная цена — «от 30 тыс. ₽», но не спешите записывать эту сумму в свадебный трекер. Вы пока не знаете, что конкретно вы получите за эти деньги.

Это может быть цена:

• За работу в будний день, но если ваша свадьба происходит в выходной, то цена повысится.
• Только за фотосъемку: без ретуши, постобработки и печати фотографий.
• Только за работу на площадке, без трансфера. В таком случае молодоженам придется оплатить специалисту проезд до места церемонии.

Такой список можно составить по всем подрядчикам, от декоратора до службы кейтеринга.
Чтобы было проще общаться с поставщиками услуг, изучите наши статьи с чек-листами, где указаны основные вопросы, которые необходимо задать специалистам и менеджерам площадок перед бронированием. И только после того, как у вас на руках будет полная информация об услугах и ценах, смело вносите их в наш трекер свадебного бюджета.